Descriptif d'un contrat d'entretien d'espaces verts

Un descriptif de contrat d'entretien dit trois choses : ce que vous faites, à quelle fréquence, et ce qui n'est pas compris. Le reste (prix, modalités de résiliation, assurance) se règle dans le contrat et dans vos conditions. Un assistant d'IA peut structurer vos tableaux de passages, rédiger le périmètre par zone et séparer proprement les prestations récurrentes des interventions ponctuelles. Il ne connaît ni votre clientèle ni votre tarif. Pour la méthode générale du devis, qui s'applique aussi à un contrat signé, voyez le guide du devis.

Les trois blocs du descriptif

Le premier bloc est le périmètre : la liste des zones (pelouse, massifs, haies, arbustes, bordures, abords de bâtiment), avec la surface ou le nombre d'éléments de chaque zone. Sans surface, l'entretien n'est pas mesurable et les contestations commencent au premier passage.

Le deuxième bloc est le calendrier : pour chaque type d'intervention, la fréquence et les mois concernés. Par exemple, « tonte, une fois par semaine d'avril à octobre, puis toutes les deux semaines le reste de l'année ». Précisez ce qui se passe les semaines de mauvais temps. Une formule « selon la météo » sans règle écrite est une source de litiges.

Le troisième bloc est l'exclusion : ce que le contrat ne couvre pas. L'élagage en hauteur, l'évacuation de gros volumes de déchets verts, la reprise de végétaux morts ou les travaux de rénovation font souvent partie de cette liste. Écrivez-la noir sur blanc, avec la façon dont ces prestations seront chiffrées si le client les demande.

Les prompts à copier

Prompt 1, pour structurer le descriptif :

Tu aides un paysagiste à rédiger le descriptif d'un contrat d'entretien d'espaces verts.
Mes notes : [collez vos notes de visite et votre tournée type].
Client : [particulier ou syndic, sans nom ni adresse complète].
Range le descriptif en trois parties : périmètre par zone (surface ou nombre), calendrier par type d'intervention (fréquence et mois), exclusions.
Pour chaque intervention, écris la fréquence seulement si mes notes la donnent ; sinon écris « [à compléter] ».
N'invente ni surface, ni fréquence, ni tarif.

Prompt 2, pour le traitement des imprévus :

Rédige une clause « interventions hors contrat » pour un contrat d'entretien de [nombre] zones.
Elle doit dire : quelles interventions sont hors contrat, comment le client les demande (par écrit, avec quel délai), et comment elles sont chiffrées avant exécution.
Ne fixe aucun montant. Écris « [mode de chiffrage à définir] » là où je dois décider.
Ton : vouvoiement, phrases courtes.

Prompt 3, pour un avenant de changement de périmètre :

Voici le contrat d'entretien en vigueur : [collez le périmètre et le calendrier].
Le client ajoute [zone] et retire [zone] à partir du [JJ/MM/AAAA].
Rédige un avenant court : ce qui change, ce qui reste identique, la date d'effet. Ne modifie rien d'autre.

Exemple concret

Exemple fictif : un syndic avec environ [surface] m² d'espaces verts. Le descriptif donne la liste des zones, la surface de chaque zone et la fréquence de tonte par saison. Il précise que la taille des haies de plus de [hauteur à définir] est hors contrat, et que les feuilles mortes sont ramassées à [fréquence]. L'assistant range ces informations ; le paysagiste vérifie chaque surface sur plan avant de signer.

Dans cet exemple, la phrase « Les interventions non prévues sont facturées sur devis accepté par écrit » évite la plupart des désaccords. Elle ne dit pas le prix : elle dit comment le prix est accepté.

À vérifier avant de remettre le descriptif

• Les surfaces : mesurez-les, ou prenez-les sur un plan daté. Une surface estimée doit être marquée comme telle.
• Les fréquences : vérifiez qu'elles tiennent dans votre planning réel, avec vos équipes et votre matériel. Un contrat qui promet quatre tontes par semaine en août sans équipe suffisante vous met en faute.
• Le statut du document : si le descriptif est joint à un devis signé, la fiche de Service Public rappelle qu'un devis signé par les deux parties devient un contrat. Les deux documents doivent donc être cohérents.
• Les clauses de résiliation et de durée : elles dépendent de votre forme juridique et de votre contrat-type. Faites-les relire par votre expert-comptable ou votre conseil avant de les utiliser.
• Les données du client : ne collez pas le nom, l'adresse ou les codes d'accès dans l'assistant. La CNIL recommande de limiter les données personnelles saisies dans un outil d'IA générative. Remplacez-les par « [CLIENT] » et « [SITE] ».

Ce qu'il ne faut pas laisser à l'assistant

Il ne doit pas proposer une fréquence de traitement phytosanitaire, ni un produit, ni une dose. Ces points relèvent de votre certification, de la réglementation en vigueur et de votre jugement de terrain. Si le descriptif doit en parler, écrivez « [traitements éventuels, selon réglementation et certificat] » et traitez-les à part.

Il ne doit pas promettre un résultat paysager (« pelouse parfaite », « haie dense toute l'année »). Un contrat d'entretien engage des moyens, pas une apparence.

Relecture finale

Relisez le descriptif avec le planning réel de vos équipes. Chaque fréquence doit correspondre à une tournée que vous savez faire. Vérifiez ensuite que les exclusions couvrent les interventions que vous ne voulez pas faire sans avenant.

Si vous proposez aussi un service à l'année hors entretien, comme un désherbage ou un arrosage programmé, séparez-le dans une annexe. Le client comprend mieux une offre construite par blocs qu'un long paragraphe.

Pour la rédaction du mail qui accompagne l'envoi, reprenez les mêmes termes que le descriptif, sans en ajouter. Un mail qui dit autre chose que le contrat crée une seconde version du contrat dans la tête du client.

Gardez enfin une version signée, datée, avec le périmètre tel qu'il était à la signature. C'est elle qui sert de référence quand une zone est ajoutée ou retirée en cours d'année.

ALMA permet de créer un agent alimenté par les documents que vous lui donnez.